Verordnung über die Kassenführung der Gemeinden

Auszug aus der Verordnung über die Kassenführung der Gemeinden
Gemeindekassenverordnung - GemKVO - vom 8. März 1977 (GVBl. I S. 125), zuletzt geändert durch Gesetz vom 2. April 2006 (GVBl. I S. 134)

INHALTSÜBERSICHT

ERSTER ABSCHNITT

Aufgaben und Organisation der Gemeindekasse
§ 1 Aufgaben der Gemeindekasse
§ 2 Fremde Kassengeschäfte
§ 3 Zahlstellen
§ 4 Handvorschüsse
§ 5 Einrichtung und Geschäftsgang der Gemeindekasse

ZWEITER ABSCHNITT

Kassenanordnungen
§ 6 Allgemeines
§ 7 Zahlungsanordnung
§ 8 Allgemeine Zahlungsanordnung
§ 9 Auszahlungsanordnung für das Lastschrifteinzugsverfahren
§ 10 Ausnahmen vom Erfordernis der Zahlungsanordnung
§ 11 Sachliche und rechnerische Feststellung
§ 12 Automatisiertes Anordnungs- und Feststellungsverfahren

DRITTER ABSCHNITT

Zahlungsverkehr
§ 13 Allgemeines
§ 14 Schecks, Postschecks, Wechsel
§ 15 Einzahlungsquittung
§ 16 Verfahren bei Stundung und Zwangsweiser Einziehung
§ 17 Auszahlungen § 18 Auszahlungsnachweise

VIERTER ABSCHNITT

Verwaltung der Kassenmittel und Wertgegenstände
§ 19 Verwaltung der Kassenmittel
§ 20 Aufbewahrung und Beförderung von Zahlungsmitteln
§ 21 Verwahrung von Wertgegenständen
§ 22 Verwahrung von anderen Gegenständen

FÜNFTER ABSCHNITT

Buchführung
Erster Titel
Allgemeines
§ 23 Grundsätze für die Buchführung
§ 24 Form und Sicherung der Bücher

Zweiter Titel
Bücher für Einnahmen und Ausgaben
§ 25 Zeitliche und sachliche Buchung
§ 26 Zeitbuch
§ 27 Buchungstag
§ 28 Sachbuch
§ 29 Buchungen im Sachbuch
§ 30 Weitere Bücher
§ 31 Absetzungen von Einnahmen und Ausgaben

Dritter Titel
Tagesabschluss, Zwischenabschlüsse und Jahresabschluss
§ 32 Tagesabschluss
§ 33 Zwischenabschlüsse der Zeit- und Sachbücher
§ 34 Jahresabschluss
§ 35 Belege
§ 36 Aufbewahrung der Bücher und Belege

SECHSTER ABSCHNITT

Besorgung von Kassengeschäften durch Stellen außerhalb der Gemeindeverwaltung
§ 37 Zahlungsverkehr
§ 38 Buchführung

SIEBENTER ABSCHNITT

Örtliche Prüfung der Gemeindekasse
§ 39 Zahl der Prüfungen
§ 40 Inhalt der Prüfungen
§ 41 Prüfungsbericht

ACHTER ABSCHNITT

Sonderkassen, Wirtschaftliche Unternehmen
§ 42 Allgemeines
§ 43 Sonderregelung bei kaufmännischer Buchführung
§ 44 Sonderregelung für wirtschaftliche Unternehmen

NEUNTER ABSCHNITT

Begriffsbestimmungen, Übergangs- und Schlussvorschriften
§ 45 Schriftform
§ 46 Begriffsbestimmungen
§ 47 Aufhebung bisherigen Rechts
§ 48 Inkrafttreten

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Stand: 20.11.2007
 
 

§ 36
Aufbewahrung der Bücher und Belege

(1) Die Bücher und Belege sind sicher und geordnet aufzubewahren. Soweit begründende Unterlagen nicht den Kassenanordnungen beigefügt sind, obliegt ihre Aufbewahrung den anordnenden Stellen.

(2) Die Jahresrechnung ist dauernd aufzubewahren, bei automatisierten Verfahren in ausgedruckter Form. Die Bücher sind zehn Jahre, die Belege sechs Jahre aufzubewahren. Ergeben sich Zahlungsgrund und Zahlungspflichtige oder Empfangsberechtigte nicht aus den Büchern, sind die Belege so lange wie die Bücher aufzubewahren. Die Fristen beginnen am ersten Januar des der Beschlussfassung über die Jahresrechnung folgenden Haushaltsjahres. Gutschriften und Lastschriften der Kreditinstitute sind wie Belege aufzubewahren.

(3) Werden die Bücher in visuell lesbarer Form geführt, können diese und die Belege nach Beschlussfassung über die Jahresrechnung oder den Jahresabschluss (§§ 114 und 114u der Hessischen Gemeindeordnung) auf optischen Speicherplatten oder auf Bildträgern aufbewahrt werden.

(4) Werden automatisierte Verfahren, in denen Bücher und Belege gespeichert sind, geändert oder durch andere Verfahren ersetzt, muss die maschinelle Auswertung der gespeicherten Daten innerhalb der Aufbewahrungsfristen auch mit den geänderten oder neuen Verfahren oder durch ein anderes System gewährleistet sein.

Stand: 20.11.2007